Hoe belangrijk is anonimiteit bij hotline-oproepen?

Organisaties moeten hun werknemers aanmoedigen om anoniem meldingen te doen bij de hotline voor naleving. Op het eerste gezicht lijkt dit misschien een contra-intuïtieve praktijk. Velen geloven inderdaad in het tegendeel en vinden dat er geen oproepen mogen worden geaccepteerd zonder dat een persoon zijn of haar identiteit bekendmaakt. Er zijn echter verschillende grote nadelen aan deze aanpak. In dit artikel heb ik mij geconcentreerd op de vraag waarom anonieme oproepen zouden moeten worden aangemoedigd en anonimiteit als een goede zaak zou moeten worden beschouwd.

In de eerste plaats bevorderen federale nalevingsrichtlijnen van het U.S. Department of Health and Human Services Office of Inspector General (OIG), de U.S. Sentencing Commission, het U.S. Department of Justice (DOJ), en de Sarbanes-Oxley Act allemaal het idee van het toestaan van anonieme meldingen via hotlines. Het OIG stelt in zijn nalevingsrichtlijnen uitdrukkelijk: “Een allesomvattend nalevingsprogramma moet ten minste een hotline bevatten waar klachten kunnen worden ingediend en procedures om de anonimiteit van klagers te beschermen en klokkenluiders tegen vergelding te beschermen”. Als dus anonimiteit niet wordt voorzien en aangemoedigd, ondermijnt dit de waargenomen doeltreffendheid van het nalevingsprogramma dat moet worden versterkt met een beleid ter zake.

Ten tweede kan het verplichten van bellers om hun identiteit te geven, mensen ontmoedigen om de hotline te bellen. Het kan er onnodig toe leiden dat bellers vrezen dat de kennis van hun identiteit zal leiden tot vergelding of represailles. Dit kan er op zijn beurt toe leiden dat de beller afziet van het onthullen van informatie die een ernstige aansprakelijkheid voor de organisatie met zich mee kan brengen of, omgekeerd, de zaak doorverwijst naar iemand anders, de media belt of juridische stappen onderneemt. In het algemeen geldt dat hoe ernstiger de klacht of beschuldiging is, des te minder waarschijnlijk het is dat bellers bereid zijn zich te identificeren.

Ten derde, als de organisatie eist dat bellers hun identiteit opgeven, rust de last op de organisatie om hun identiteit te beschermen. Een hotline-oproep waarbij de beller zijn of haar identiteit bekendmaakt, kan leiden tot een rechtszaak of, in sommige gevallen, een rechtszaak wegens onrechtmatig ontslag. Indien bijvoorbeeld een werknemer die zijn of haar identiteit bij een hotline-oproep heeft bekendgemaakt, later om ongerelateerde redenen wordt ontslagen, kan de werknemer beweren dat hij of zij onrechtmatig is ontslagen omdat hij of zij een melding heeft gedaan bij de hotline. Bovendien zijn er gevallen geweest waarin werknemers hebben aangevoerd dat de organisatie onvoldoende pogingen heeft gedaan om hen te beschermen, wat tot vergelding of represailles heeft geleid. Dit argument is zelfs aangevoerd in gevallen waarin de identiteit van de beller alleen bekend was bij het personeel van de hotline en niet bij het management. De raadsman van de werknemer voerde aan dat de supervisor van de werknemer had kunnen achterhalen wie de oproep had gedaan; daarom had het bedrijf een bredere, positieve plicht om de werknemer te beschermen. Het bedrijf kan zich in de lastige positie bevinden dat het moet bewijzen dat het telefoontje niet heeft bijgedragen aan het ontslag.

Ten slotte, houd in gedachten dat het meestal onnodig en onwenselijk is om een beller vrijwillig zijn of haar identiteit te laten onthullen. Bellers kunnen proberen zich te hullen in de mantel van een “klokkenluider” om hun eigen wangedrag te verdoezelen. Zij kunnen opzettelijk hun identiteit als beller aan de hotline of aan leden van hun werkgroepen bekendmaken om een beschermende status te bereiken. Zij kunnen dit doen om prestatie- of gedragsgerichte maatregelen te voorkomen door te proberen zich te beroepen op het non-retributie/non-reprisail beleid van de organisatie. Zij weten dat organisaties verplicht zijn bellers te beschermen tegen vergelding. Door de hotline te bellen, hopen zij de nadelige personeelsmaatregel te blokkeren. Dit probleem heeft veel organisaties parten gespeeld.

Het is goed beleid om hotline-bellers aan te moedigen hun anonimiteit te bewaren, tenzij het hebben van de identiteit van essentieel belang is om te kunnen handelen naar aanleiding van een ernstige beschuldiging. In sommige gevallen is het wenselijk, en misschien zelfs noodzakelijk, de identiteit van de beller te kennen om naar behoren te kunnen reageren op de aangeboden informatie. Dit betekent ook dat er een beleid voor anonieme meldingen moet zijn, ontwikkeld samen met andere gerelateerde hotline-beleidslijnen.