Organizacje muszą zachęcać pracowników do anonimowego zgłaszania się do infolinii zgodności. Na początku może się to wydawać praktyką sprzeczną z intuicją. Wiele osób uważa, że jest wręcz przeciwnie i sądzi, że żadne zgłoszenie nie powinno być przyjęte bez ujawnienia tożsamości osoby zgłaszającej. Jednakże, istnieje kilka poważnych wad tego podejścia. W tym artykule skoncentrowałem się na tym, dlaczego należy zachęcać do anonimowych połączeń i postrzegać anonimowość jako dobrą rzecz.
Po pierwsze, federalne wytyczne dotyczące zgodności z przepisami z U.S. Department of Health and Human Services Office of Inspector General (OIG), U.S. Sentencing Commission, U.S. Department of Justice (DOJ) i Sarbanes-Oxley Act wszystkie promują koncepcję zezwalania na anonimowe raportowanie za pośrednictwem gorących linii. OIG w swoich wytycznych dotyczących zgodności wyraźnie stwierdza, że „jako minimum, kompleksowe programy zgodności powinny zawierać… gorącą linię do przyjmowania skarg oraz przyjęcie procedur chroniących anonimowość skarżących i chroniących sygnalistów przed odwetem”. W związku z tym, brak zapewnienia i zachęcania do anonimowości podważa postrzeganą skuteczność programu zgodności, który powinien być wzmocniony polityką w tym zakresie.
Po drugie, wymaganie od dzwoniących podawania swojej tożsamości może zniechęcić ludzi do dzwonienia na infolinię. Może to niepotrzebnie wywołać u dzwoniących obawę, że znajomość ich tożsamości doprowadzi do odwetu lub działań odwetowych. To z kolei może spowodować, że osoba dzwoniąca powstrzyma się od ujawnienia informacji, które mogłyby spowodować poważne zobowiązania wobec organizacji lub, odwrotnie, przekaże sprawę komuś innemu, powiadomi media lub podejmie działania prawne. Ogólnie rzecz biorąc, im poważniejsza skarga lub zarzut, tym mniej prawdopodobne jest, że dzwoniący będą skłonni do ujawnienia swojej tożsamości.
Learn About Our Confidential Hotline Services
Get Free Quote & Demo
Po trzecie, jeżeli organizacja wymaga od dzwoniących podania swojej tożsamości, to na niej spoczywa ciężar ochrony ich tożsamości. Połączenie z infolinią, w którym dzwoniący ujawnia swoją tożsamość, może sprowokować spór sądowy lub, w niektórych przypadkach, pozew o bezprawne zwolnienie. Na przykład, jeżeli pracownik, który ujawnił swoją tożsamość w rozmowie telefonicznej, zostanie później zwolniony z pracy z powodów nie związanych z jego osobą, może on podnieść zarzut bezprawnego zwolnienia wynikający z faktu, że pracownik złożył raport do gorącej linii. Ponadto, pojawiły się przypadki, w których pracownicy twierdzili, że organizacja nie podjęła wystarczających prób ochrony ich, co spowodowało odwet lub zemstę. Argument ten był podnoszony nawet w przypadkach, w których tożsamość osoby dzwoniącej była znana tylko pracownikom infolinii, a nie kierownictwu. Obrońca pracownika argumentował, że przełożony pracownika mógł się dowiedzieć, kto dzwonił, a zatem firma miała szerszy, afirmatywny obowiązek ochrony pracownika. Firma może być w niezręcznej sytuacji konieczności udowodnienia, że połączenie nie przyczyniło się do zwolnienia.
Na koniec, należy pamiętać, że zazwyczaj nie jest konieczne i niepożądane, aby rozmówca dobrowolnie ujawnić swoją tożsamość. Dzwoniący mogą próbować owijać się w płaszcz „sygnalisty”, aby ukryć swoje własne wykroczenia. Mogą celowo ujawniać swoją tożsamość jako dzwoniący do gorącej linii lub członkom swoich grup roboczych, aby osiągnąć stan ochronny. Mogą to zrobić, aby zapobiec działaniom opartym na wynikach lub postępowaniu, próbując powołać się na obowiązującą w organizacji politykę non-retribution/non-reprisal. Wiedzą, że organizacje są zobowiązane do ochrony dzwoniących przed odwetem. Dzwoniąc na infolinię, mają nadzieję zablokować niekorzystne działania personelu. Problem ten dręczy wiele organizacji.
Dobrą polityką jest zachęcanie osób dzwoniących do infolinii do zachowania anonimowości, chyba że posiadanie tożsamości jest niezbędne do podjęcia działań w związku z poważnym zarzutem. W niektórych przypadkach pożądane jest, a może nawet konieczne, poznanie tożsamości dzwoniącego w celu podjęcia właściwych działań w oparciu o zaoferowane informacje. Oznacza to również, że powinna istnieć polityka anonimowego zgłaszania, opracowana wraz z innymi powiązanymi politykami infolinii.
O autorze
Richard P. Kusserow założył Strategic Management Services, LLC, po przejściu na emeryturę inspektora generalnego DHHS, i pomógł ponad 2000 organizacji i podmiotów opieki zdrowotnej w opracowaniu, wdrożeniu i ocenie programów zgodności.