Hur viktigt är det med anonymitet vid hotline-samtal?

Organisationer måste uppmuntra anställda att rapportera anonymt till hotline-telefonen. Till att börja med kan detta tyckas vara en kontra intuitiv praxis. Och många tror faktiskt på motsatsen och anser att inga samtal bör accepteras utan att en person avslöjar sin identitet. Det finns dock flera stora nackdelar med detta tillvägagångssätt. I den här artikeln har jag fokuserat på varför anonyma samtal bör uppmuntras och på att betrakta anonymitet som en bra sak.

För det första främjar federala riktlinjer för efterlevnad av lagstiftningen från det amerikanska hälsovårdsdepartementets Office of Inspector General (OIG), den amerikanska straffverkställighetskommissionen, det amerikanska justitiedepartementet (DOJ) och Sarbanes-Oxley-lagen alla idén om att tillåta anonyma anmälningar via hotlines. I OIG:s vägledning om efterlevnad anges särskilt att ”omfattande efterlevnadsprogram bör åtminstone omfatta … en hotline för att ta emot klagomål och anta förfaranden för att skydda anmälarnas anonymitet och för att skydda visselblåsare från repressalier”. Att inte tillhandahålla och uppmuntra anonymitet undergräver den upplevda effektiviteten hos efterlevnadsprogrammet som bör förstärkas med en policy i ämnet.

För det andra kan krav på att de som ringer ska uppge sin identitet avskräcka människor från att ringa till hotlinen. Det kan i onödan få dem som ringer att frukta att kännedomen om deras identitet kommer att leda till vedergällning eller repressalier. Detta kan i sin tur leda till att den som ringer avstår från att avslöja information som skulle kunna orsaka ett allvarligt skadeståndsansvar för organisationen eller, tvärtom, hänvisa ärendet till någon annan, ringa media eller vidta rättsliga åtgärder. I allmänhet gäller att ju allvarligare klagomålet eller påståendet är, desto mindre sannolikt är det att den som ringer är villig att identifiera sig.

För det tredje, om organisationen kräver att den som ringer ska uppge sin identitet, ligger bördan på organisationen att skydda deras identitet. Ett hotlinesamtal där den som ringer avslöjar sin identitet kan provocera fram rättstvister eller, i vissa fall, en rättsprocess om felaktig avskedning. Om t.ex. en anställd som har avslöjat sin identitet i ett hotline-samtal senare avskedas av ovidkommande skäl, kan den anställde hävda att han eller hon har blivit felaktigt avskedad på grund av det faktum att han eller hon rapporterade till hotlinen. Dessutom har det förekommit fall där anställda hävdat att organisationen inte gjort tillräckliga försök att skydda dem, vilket resulterat i repressalier eller vedergällning. Detta argument har till och med framförts även i fall där den uppringandes identitet endast var känd för hotlinepersonalen och inte för ledningen. Den anställdes ombud hävdade att den anställdes chef kunde ha tagit reda på vem som ringde; därför hade företaget en bredare, positiv skyldighet att skydda den anställde. Företaget kan hamna i den besvärliga situationen att det måste bevisa att samtalet inte bidrog till avskedandet.

Slutningsvis bör man komma ihåg att det vanligtvis är onödigt och oönskat att en uppringare frivilligt avslöjar sin identitet. Den som ringer kan försöka hölja sig i en ”visselblåsares” mantel för att dölja sitt eget tjänstefel. De kan medvetet avslöja sin identitet som uppringare till hotlinen eller till medlemmar i sina arbetsgrupper för att uppnå ett skyddande tillstånd. De kan göra detta för att förhindra prestations- eller beteendebaserade åtgärder genom att försöka åberopa organisationens policy om att inte ge någon ersättning eller repressalier. De vet att organisationer är skyldiga att skydda de som ringer från repressalier. Genom att ringa hotlinen hoppas de kunna stoppa den negativa personalåtgärden. Det här problemet har varit ett problem för många organisationer.

Det är en bra policy att uppmuntra dem som ringer till en hotline att behålla sin anonymitet, såvida det inte är nödvändigt att ha identiteten för att kunna agera på en allvarlig anklagelse. I vissa fall är det önskvärt, och kanske till och med nödvändigt, att få reda på identiteten på den som ringer för att kunna agera korrekt på den information som erbjuds. Detta innebär också att det bör finnas en policy för anonym rapportering som utarbetas tillsammans med andra relaterade policyer för hotlines.

Om författaren

Richard P. Kusserow etablerade Strategic Management Services, LLC, efter att ha dragit sig tillbaka från att ha varit DHHS Inspector General, och han har hjälpt över 2 000 hälso- och sjukvårdsorganisationer och enheter med att utveckla, implementera och bedöma efterlevnadsprogram.