ホットラインでの匿名性はどの程度重要か？

組織は、コンプライアンス・ホットラインに匿名で報告することを従業員に奨励しなければなりません。 最初は、これは直感に反する習慣のように思えるかもしれません。 そして、多くの人は逆に、個人が自分の身元を開示しない限り、いかなる電話も受けるべきではないと考えています。 しかし、この方法にはいくつかの大きな欠点があります。 この記事では、匿名での通報を奨励すべき理由と、匿名を良いこととみなすことに焦点を当てました。

まず、米国保健社会福祉省の監察総監室 (OIG)、米国量刑委員会、米国司法省 (DOJ) およびサーベンス・オクスリー法の連邦規制遵守ガイダンスでは、ホットラインでの匿名での通報を許可するという考え方を奨励しています。 OIGは、コンプライアンス・ガイダンスの中で、「包括的なコンプライアンス・プログラムには、少なくとも、苦情を受け付けるためのホットライン、苦情申立者の匿名性を保護し、報復から内部告発者を守るための手順の採用が含まれるべきである」と明記している。

第二に、通報者に身元を明かすことを要求すると、ホットラインに通報することを躊躇させる可能性がある。 自分の身元を知ることで報復や仕返しにつながるのではないかと、通報者に不必要な恐怖を抱かせる可能性があるからだ。 その結果、通報者は、組織に重大な責任を負わせる可能性のある情報を明かすことを控えたり、逆に、その問題を他の人に照会したり、メディアに連絡したり、法的措置をとったりすることになるかもしれません。

第三に、組織が発信者の身元を提供することを要求する場合、発信者の身元を保護する責任は組織にある。 発信者が身元を開示するホットライン電話は、訴訟や、場合によっては不当解雇の訴訟を引き起こす可能性があります。 たとえば、ホットライン通報で身元を明かした従業員が、後に無関係な理由で解雇された場合、従業員はホットラインに通報したことに起因する不当解雇を主張することができる。 また、従業員が、組織による保護が不十分であったために、報復や仕返しを受けたと主張するケースも提起されています。 このような主張は、通報者の身元がホットラインのスタッフのみに知られ、経営陣には知られていないケースでさえもなされています。 従業員の弁護士は、従業員の上司なら電話の発信者を把握できたはずであり、したがって会社には従業員を保護する、より広範な積極的義務があると主張した。 会社は、通話が解雇に寄与していないことを証明しなければならないという厄介な立場になるかもしれない。

最後に、通話者が自発的に自分の身元を開示することは、通常は不必要で望ましくないことを心に留めておいてほしい。 通報者は自分の不正行為を隠蔽するために「内部告発者」の外套で身を包もうとするかもしれない。 保護状態を実現するために、ホットラインへの通報者であることや職場のメンバーに意図的に身元を明かすこともあります。 組織の無報復・無報酬方針を発動させることで、成果主義や行動主義に基づく行動を回避するために、このような行動をとることがあります。 組織は通報者を報復から守る義務があることを、彼らは知っているのです。 ホットラインに通報することで、不利益な人事処分を阻止しようとするのです。 この問題は多くの組織を悩ませてきた。

深刻な申し立てに対処するために身元を知ることが不可欠でない限り、ホットライン通報者に匿名性を維持するよう奨励するのは良い方針である。 場合によっては、提供された情報に基づいて適切に行動するために、通報者の身元を知ることが望ましく、おそらく必要でさえある。 これはまた、他の関連するホットラインの方針とともに策定された、匿名での報告に関する方針があるべきであることを意味する。