Quanto è importante l’anonimato nelle chiamate alla hotline?

Le organizzazioni devono incoraggiare i dipendenti a segnalare anonimamente alla hotline di conformità. All’inizio questo può sembrare una pratica contro intuitiva. E molti credono il contrario e credono che nessuna chiamata dovrebbe essere accettata senza che un individuo riveli la sua identità. Tuttavia, ci sono diversi svantaggi importanti in questo approccio. In questo articolo mi sono concentrato sul perché le chiamate anonime dovrebbero essere incoraggiate e vedere l’anonimato come una buona cosa.

In primo luogo, la guida di conformità alle normative federali dal Dipartimento della Salute e dei Servizi Umani degli Stati Uniti Ufficio dell’Ispettore Generale (OIG), la Commissione di condanna degli Stati Uniti, il Dipartimento di Giustizia degli Stati Uniti (DOJ), e il Sarbanes-Oxley Act promuovono tutti la nozione di permettere la segnalazione anonima attraverso le hotline. L’OIG nella sua guida di conformità afferma specificamente che “come minimo, i programmi di conformità completi dovrebbero includere… una hotline, per ricevere i reclami, e l’adozione di procedure per proteggere l’anonimato dei denuncianti e per proteggere gli informatori dalle ritorsioni”. Come tale, non prevedere e incoraggiare l’anonimato riduce l’efficacia percepita del programma di conformità che dovrebbe essere rafforzato con una politica sull’argomento.

In secondo luogo, richiedere a chi chiama di fornire la propria identità può scoraggiare le persone a chiamare la hotline. Può inutilmente indurre chi chiama a temere che la conoscenza della propria identità possa portare a una punizione o ritorsione. Questo, a sua volta, può indurre chi chiama a non rivelare informazioni che potrebbero causare una grave responsabilità all’organizzazione o, al contrario, a riferire la questione a qualcun altro, a chiamare i media o a intraprendere un’azione legale. In generale, più grave è il reclamo o l’accusa, meno è probabile che chi chiama sia disposto a identificarsi.

In terzo luogo, se l’organizzazione richiede a chi chiama di fornire la propria identità, allora l’onere è per l’organizzazione di proteggere la loro identità. Una chiamata alla hotline in cui il chiamante rivela la sua identità può provocare un contenzioso o, in alcuni casi, una causa di licenziamento ingiusto. Per esempio, se un dipendente, che ha rivelato la sua identità in una chiamata alla hotline, viene successivamente licenziato per motivi non correlati, il dipendente può fare accuse di licenziamento abusivo derivanti dal fatto che il dipendente ha fatto una segnalazione alla hotline. Inoltre, sono stati sollevati casi in cui i dipendenti hanno sostenuto che l’organizzazione ha fatto un tentativo insufficiente di proteggerli, il che ha portato a ritorsioni o punizioni. Questo argomento è stato fatto anche in casi in cui l’identità del chiamante era nota solo al personale della hotline e non alla direzione. L’avvocato del dipendente ha sostenuto che il supervisore del dipendente avrebbe potuto capire chi ha fatto la chiamata; quindi, la società aveva un più ampio dovere affermativo di proteggere il dipendente. L’azienda può trovarsi nella posizione scomoda di dover dimostrare che la chiamata non ha contribuito al licenziamento.

Infine, tenete a mente che di solito è inutile e indesiderabile che un chiamante riveli volontariamente la sua identità. I chiamanti possono cercare di avvolgersi nel mantello di un “whistleblower” per coprire la propria cattiva condotta. Possono intenzionalmente rivelare la loro identità di chiamanti alla hotline o ai membri del loro gruppo di lavoro per raggiungere uno stato di protezione. Possono farlo per evitare azioni basate sulla performance o sulla condotta, cercando di invocare la politica di non retrocessione/non rappresaglia dell’organizzazione. Sanno che le organizzazioni sono tenute a proteggere chi chiama dalle ritorsioni. Chiamando la hotline, sperano di bloccare l’azione avversa del personale. Questo problema ha tormentato molte organizzazioni.

È buona politica incoraggiare chi chiama la hotline a mantenere l’anonimato, a meno che avere l’identità sia essenziale per agire su una grave accusa. In alcuni casi, è auspicabile, e forse anche necessario, conoscere l’identità di chi chiama per agire correttamente sulle informazioni offerte. Questo significa anche che ci dovrebbe essere una politica per la segnalazione anonima, sviluppata insieme ad altre politiche di hotline correlate.

Informazioni sull’autore

Richard P. Kusserow ha fondato Strategic Management Services, LLC, dopo essersi ritirato dall’incarico di ispettore generale del DHHS, e ha assistito oltre 2.000 organizzazioni ed enti sanitari nello sviluppo, implementazione e valutazione dei programmi di conformità.