Globalisaatio, kilpailupaine, digitaalinen vallankumous, jatkuva innovointi… Nämä jatkuvat sosioekonomiset muutokset vaikuttavat yritysten toimintaan ja suorituskykyyn, minkä vuoksi niiden on muututtava pysyäkseen kilpailukykyisinä markkinoillaan. Vaikka jokainen muutos määräytyy kontekstin (miksi muutosta tarvitaan?), sisällön (mitä on muutettava?), prosessin (miten muutetaan?), osallistujien (keitä muutetaan?) ja vaikutusten (mitkä ovat vaikutukset ja tulokset?) mukaan, viisi tärkeintä yritystoiminnan muutostyyppiä erottuu toisistaan.
Nämä muutokset tapahtuvat organisaatioiden sisällä, vaikuttavat johtamisen toimintatapoihin, häiritsevät kulttuurisia normeja, muokkaavat liiketoimintaprosesseja ja hyödyntävät uusia tekniikoita useimmiten digitaalisen vallankumouksen kontekstissa. Esitämme yksityiskohtaisen katsauksen muutoksiin, joita yritykset voivat kohdata ja joita ne kohtaavat.
Organisaatiomuutos
Tämä on lähtökohta kaikille yrityksessä tapahtuville muutoksille, ja se käsittää organisaation rakenteen, toimintatavan ja ammattikäytäntöjen uudelleensuunnittelun, jonka avulla organisaatio pystyy toimimaan eri tavalla ja tehokkaammin. Yleisjohdon ohjaamana organisaatiomuutos on jatkuva ja kehittyvä prosessi, jossa keskiössä ovat työntekijät: heidän on tuettava ja sitouduttava onnistumisen varmistamiseksi.
Esimerkiksi jakelualalla monipuolisuuden käyttöönotto ja uusien palveluiden kehittäminen merkitsee erilaisten työprosessien luomista, yhteistoiminnallisempaa ja itsenäisempää työskentelytapaa. Toisin sanoen toiminnan organisaation perusteellista muuttamista.
Johtamisen muutos
Kontrolli, kurinalaisuus ja erinomainen reagointikyky ovat jo pitkään olleet johtamisen mittapuu. Yritysten on nyt sopeuduttava monimutkaisiin yhteiskunnallisiin ja ympäristöön liittyviin haasteisiin sopeutuakseen nykypäivän todellisuuteen. Uudet sukupolvet ovat todellakin kirjoittaneet uudelleen hierarkian ja sisäisten suhteiden säännöt. Hierarkkiset rakenteet heikkenevät, validointipiirejä lyhennetään, välikäsien määrä on vähentynyt ja johtamistehtäviä ja -menetelmiä arvioidaan uudelleen: johtajat ovat siirtymässä – melko jäykästä ja yksipuolisesta – järjestelmästä, joka perustuu heidän tiiminsä organisointiin ja johtamiseen, johtamismalliin, joka edellyttää heiltä vanhojen käyttäytymis- ja toimintatapojen opettelemista työssä. Viestinnän, yhteistyön ja voimaannuttamisen edistämisen lisäksi nykypäivän johtajien on esimerkiksi havaittava ja säilytettävä lahjakkuudet ja kannustettava kasvuun sekä toimittava inspiraation lähteenä sitoutumisen kehittämiseksi ja ylläpitämiseksi. Johtamisen muutos on siis edellytys, joka perustuu tiedon jakamiseen, selittämiseen ja vakuuttamiseen ja jonka tavoitteena on varmistaa kokonaisvaltaisempi muutos yrityksessä.
Se voi tapahtua Lean-lähestymistavan, yhdessä työntekijöiden kanssa kehitetyn strategian muodossa, antamalla heidän asettaa omat tavoitteensa, järjestämällä kokouksia, joissa he voivat ilmaista epäilyksensä, turhautumisensa, pelkonsa, virheensä jne. Yhteisenä tavoitteena on edistää luottamusta, sitoutumista, vastuullisuutta, hauskanpitoa ja työhyvinvointia.
Kulttuurinen muutos
Kulttuurinen muutos merkitsee ajattelu-, organisointi- ja käyttäytymistapojen muuttamista. Se on lähde ja seuraus säännöistä, jotka ohjaavat yrityksen elämää sekä sen rakenteessa että sen toiminnassa tai asiantuntemuksessa, ja siksi se tuo mukanaan käsitteen irtautumisen toistuvasta arkikäyttäytymisestä. Yrityskulttuurin muuttaminen tarkoittaa nykyään yksilöllisen ja kollektiivisen mielentilan muuttamista, jotta saavutetaan hyvinvointi ja yhdistetään vapaus ja kestävä suorituskyky. Koska tällaisten muutosten toteuttaminen on herkkä prosessi, se voi kestää jopa viisi vuotta.
Prosessi voi onnistua vain, jos johtajuuden muutos on jo tapahtunut, ja sitä ohjaavat visio ja arvot, jotka ovat järkeviä: tämän seurauksena siihen liittyvä toiminta, reaktio, vastakkainasettelu ja yhteistyö johtavat organisaation uudelleenjärjestelyyn kohti suurempaa vastuullisuutta, suurempaa soveltamisalaa sekä merkityksiä ja arvoja hierarkkisten tehtäväluetteloiden sijasta. Ensin on arvioitava johtajien kypsyys ja nykyinen yrityskulttuuri, minkä jälkeen on esiteltävä uusi visio ja uudet arvot – jäljelle jää vain se, että yritys seuraa tietä, joka johtaa uusien suhdemallien, uusien päättelyprosessien ja uusien kollektiivisten valmiuksien hankkimiseen. Tämä polku kuvaa täydellisesti itse muutosprosessia!
Kulttuurinen muutos pääsee oikeuksiinsa, kun kahden eri kulttuureja edustavan yrityksen välillä tapahtuu fuusio, sillä molempia kulttuureja on arvioitava siten, että edistetään yhteistyötä ja siten ratkaistaan erimielisyydet ja löydetään yhdessä uusi ajattelutapa.
Tietojärjestelmien muutos
Tietojärjestelmien muutos on minkä tahansa yrityksen muodonmuutoksen keskeisin piirre ja keskeinen kasvun liikkeellepaneva voima, sillä se vaikuttaa kaikkiin yrityksen tietohallintoresursseihin eli teknologioihin, prosesseihin ja ihmisiin. Se on seurausta digitaalitekniikan kehityksestä yhdistettynä sekä käytettävissä olevan tiedon että tiedon tallennuskapasiteetin räjähdysmäiseen kasvuun. Nämä muutokset ovat johtaneet paitsi lukuisten uusien palvelujen luomiseen myös niiden yhä nopeampaan suunnitteluun, kehittämiseen ja jakeluun. Suurimpana haasteena on löytää tasapaino yrityksen arvolupauksen tarpeiden ja sen mahdollisimman nopeaan toteuttamiseen tarvittavien resurssien välillä – unohtamatta kuitenkaan riskienhallinnan painopisteitä. Tietojärjestelmämuutoksen avulla yritykset voivat erottautua toisistaan monilla eri sovelluksilla, kuten palvelujen digitalisoinnilla, prosessien turvallisuudella, tietojen jakamisella ja tiedon jakamisella. Se tarjoaa myös keskeisen jakelukanavan, joka käsittää sähköisen kaupankäynnin, monikanavaisuuden ja verkkopalvelut. On tärkeää valmistella yritystä ennen tällaisten suurten tietojärjestelmämuutosten käyttöönottoa, jos henkilöstön halutaan ymmärtävän ja hyväksyvän ne sen sijaan, että he pitäisivät niitä vain asiana, joka heidän on pakko kestää.
Parantuneet asiakassuhteet (CRM), myyntipisteiden phygitalisointi ja henkilöstön digitaaliset työpaikat ovat vain muutamia hyötyjä, joita yrityksen tietojärjestelmien muutos voi tuoda mukanaan.
Liiketoimintaprosessien muutos
Liiketoimintaprosessien muutos koostuu siirtymisestä toimintokeskeisestä vertikaalisesta näkemyksestä liiketoimintalähtöiseen poikkileikkaavaan näkemykseen. Siihen kuuluu erilaisten toistuvien, vähän lisäarvoa tuottavien tehtävien automatisointi ja varmistaminen – mikä useimmiten saavutetaan digitalisoimalla asiaankuuluvat työkalut, jotta yritys voi keskittyä ydinliiketoimintaansa ja siten lisätä tuottavuutta ja kilpailukykyä.
Millä prosesseilla voit säästää aikaa, nopeuttaa sijoitetun pääoman tuottoa, virtaviivaistaa toimintaa tai säästää resursseja? On tärkeää tunnistaa parhaat vaihtoehdot, jotta voidaan valita oikea liiketoimintamalli, teknologia ja toteutussuunnitelma tukemaan sekä liiketoimintaprosessien muutostarpeita että yrityksen strategiaa.
Esimerkki: Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) vaikuttaa koko tietosykliin, mukaan lukien tietojen kerääminen, käyttö ja tallentaminen. Toukokuussa 2018 voimaan tulleen vaatimustenmukaisuuden saavuttamiseksi kaikki tietojenkäsittelyyn liittyvät tehtävät oli uudistettava, mukaan lukien käsittelyrekisterin luominen, tietosuojavastaavan nimittäminen, sääntöjen automatisointi jne.: kaikkialle ulottuva uusi järjestys, joka oli integroitava kaikkiin henkilötietoja käyttäviin liiketoimintaprosesseihin.
Yrityksen liikkeellepanevana voimana on nykyään liike, eikä ole epäilystäkään siitä, etteikö tämä transformaatio olisi pysyvä. Olipa kyse sitten markkinoiden ja kilpailun uusiin haasteisiin vastaamisesta, uusien johtamistapojen omaksumisesta, uusien kulttuuristen normien kehittämisestä tai uusien teknologioiden – sekä tietotekniikan että digitaalisten – hyödyntämisestä, tavoitteena on vahvistaa yrityksen kilpailukykyä markkinoilla.
Olipa yrityksen transformaation kohde tai luonne mikä tahansa, tavoitteena on aina yrityksen kilpailukyvyn vahvistaminen sen selviytymisen varmistamiseksi. Koska sen onnistuminen liittyy läheisesti siihen osallistuvien työntekijöiden sitoutumiseen, sitouttamiseen ja voimaannuttamiseen, on ehdottoman tärkeää, että heidät asetetaan muutosprojektin ytimeen. Työntekijöiden on siksi saatava henkilökohtaista tukea ja ohjausta riippumatta siitä, vaikuttaako muutos organisaatioon, johtamiseen, yrityskulttuuriin, tietotekniikkaan tai liiketoimintaprosesseihin. Mutta aivan kuten on mahdotonta antaa jokaiselle työntekijälle henkilökohtainen valmentaja, on yhtä mahdotonta teollistaa ja personoida prosessia ilman tarvittavia välineitä vaadittujen tulosten saavuttamiseksi!
InsideBoard on ensimmäinen digitaalinen muutoksenhallinta-alusta, joka on omistettu työntekijöiden sitouttamiselle yritysten muutosprojekteissa. Työkalu voidaan sovittaa minkä tahansa tyyppiseen yrityksen muutosprojektiin, ja se helpottaa uusien käytäntöjen omaksumista tarjoamalla kaikille työntekijöille tukea ja ohjausta hauskan, yksilöllisen ja täysin integroidun kokemuksen kautta.