Globalisering, konkurrenstryck, den digitala revolutionen, kontinuerlig innovation… Dessa ständiga socioekonomiska förändringar påverkar företagens verksamhet och resultat, vilket leder till att de måste omvandlas för att förbli konkurrenskraftiga på sin marknad. Även om varje omvandling bestäms av sammanhanget (varför behövs en förändring?), innehållet (vad behöver förändras?), processen (hur förändras?), deltagarna (vem ska förändras?) och effekterna (vilka effekter och resultat?), utmärker sig fem huvudtyper av företagsomvandlingar.
Dessa omvandlingar äger rum inom organisationer, påverkar ledningens operativa sätt att fungera, rubbar kulturella normer, ändrar affärsprocesser och drar nytta av ny teknik, oftast inom ramen för en digital revolution. Vi ger en detaljerad genomgång av de transformationer som företag kan och kommer att ställas inför.
Organisationell omvandling
Detta är utgångspunkten för alla förändringar i ett företag och innebär att man omformar organisationens struktur, arbetssätt och yrkespraxis för att göra det möjligt för den att arbeta på ett annat och mer effektivt sätt. Den organisatoriska omvandlingen, som drivs av den allmänna ledningen, är en kontinuerlig och utvecklande process där fokus ligger på de anställda: de måste vara stödjande och engagerade för att säkerställa framgång.
Till exempel inom distributionssektorn innebär införandet av mångsidighet och utvecklingen av nya tjänster att man skapar andra arbetsprocesser, ett mer samarbetsinriktat och autonomt arbetssätt. Med andra ord en djupgående omvandling av verksamhetens organisation.
Transformation av ledningen
Kontroll, disciplin och utmärkt reaktionsförmåga har länge varit ett riktmärke för ledningen. Företagen måste nu anpassa sig till komplexa samhälls- och miljöutmaningar för att anpassa sig till dagens verklighet. Nya generationer har verkligen skrivit om reglerna för hierarki och interna relationer. Hierarkiska strukturer försvagas, valideringskretsar förkortas, antalet mellanhänder har minskat och ledningsfunktioner och -metoder omvärderas: cheferna övergår från ett – ganska stelt och ensidigt – system som bygger på organisation och ledning av sitt team, till en ledarskapsmodell som kräver att de avlär sig sina gamla sätt att bete sig och fungera på jobbet. Dagens chefer måste inte bara uppmuntra till kommunikation, samarbete och egenmakt, utan även upptäcka och behålla talanger och uppmuntra till utveckling, samtidigt som de måste fungera som en inspirationskälla för att utveckla och upprätthålla engagemanget. Ledningens omvandling är därför en förutsättning som bygger på att dela med sig av information, förklara och övertyga, i syfte att säkerställa en mer omfattande förändring inom företaget.
Det kan ta formen av en Lean-strategi, en strategi som utarbetas tillsammans med medarbetarna, där man låter dem sätta upp sina egna mål, håller möten för att uttrycka sina tvivel, frustrationer, rädslor, misstag osv. Det gemensamma målet är att främja förtroende, engagemang, ansvarstagande, glädje och välbefinnande på arbetsplatsen.
Kulturell omvandling
Kulturell omvandling innebär att man ändrar sätt att tänka, organisera och bete sig. Den är en källa och en konsekvens av de regler som styr företagets liv, både i dess struktur och i dess verksamhet eller sakkunskap, och inför därför ett begrepp om separation från återkommande vardagliga beteenden. Att förändra företagskulturen i dag innebär att förändra det individuella och kollektiva sinnestillståndet för att uppnå välbefinnande och kombinera frihet med hållbara resultat. Eftersom genomförandet av sådana förändringar är en känslig process kan det ta upp till fem år.
Processen kan bara lyckas om det redan har skett en omvandling av ledningen som drivs av en vision och värderingar som är meningsfulla: som ett resultat kommer de åtgärder, reaktioner, konfrontationer och det samarbete som krävs att resultera i en omstrukturering av organisationen i riktning mot ökat ansvarstagande, större räckvidd samt mening och värderingar, snarare än hierarkiska listor över uppgifter som ska utföras. Först måste ledningens mognad och den nuvarande företagskulturen bedömas, därefter bör den nya visionen och de nya värderingarna presenteras – det som återstår är att företaget följer en väg som leder till att man skaffar sig nya relationsmodeller, nya resonemangsprocesser och nya kollektiva förmågor. Denna väg är den perfekta illustrationen av själva omvandlingsprocessen!
Kulturell omvandling kommer till sin rätt när en fusion äger rum mellan två företag med olika kulturer, eftersom de två kulturerna måste bedömas på ett sådant sätt att de främjar samarbete och därmed löser skillnader och tillsammans hittar ett nytt sätt att tänka.
Omvandling av informationssystem
Omvandling av informationssystem är en kärnpunkt i omvandlingen av ett företag och en viktig drivkraft för tillväxt, som påverkar alla dess informationshanteringsresurser, det vill säga teknik, processer och människor. Den är ett resultat av utvecklingen av digital teknik i kombination med explosionen av både tillgängliga data och datalagringskapacitet. Dessa förändringar har inte bara lett till att en mängd nya tjänster har skapats, utan också till att de utformas, utvecklas och distribueras allt snabbare. Den största utmaningen här är att balansera behoven för företagets värdeerbjudande med de resurser som krävs för att uppnå det så snabbt som möjligt – utan att förlora riskhanteringsprioriteringarna ur sikte. Omvandling av informationssystem gör det möjligt för företag att differentiera sig genom ett brett spektrum av tillämpningar, inklusive digitalisering av tjänster, processäkerhet, datadelning och informationsdelning. Den erbjuder också en viktig distributionskanal som omfattar e-handel, flerkanalshantering och webbtjänster. Det är viktigt att förbereda företaget innan så stora förändringar av informationssystemen införs, om personalen ska förstå och acceptera dem i stället för att se dem enbart som något de är tvungna att uthärda.
Förbättrade kundrelationer (CRM), fygitalisering av försäljningsställen och digitala arbetsplatser för personalen är bara några av de fördelar som kan åstadkommas genom omvandlingen av företagets informationssystem.
Transformation av affärsprocesser
Transformationen av en affärsprocess består i att man övergår från en funktionsorienterad vertikal vision till en affärsmässigt orienterad tvärgående vision. Det handlar om att automatisera och säkra olika repetitiva uppgifter med lågt mervärde – något som oftast uppnås genom att digitalisera de relevanta verktygen, så att företaget kan fokusera på sin kärnverksamhet och därmed öka produktiviteten och konkurrenskraften.
Vilka processer kommer att hjälpa dig att spara tid, påskynda avkastningen på investeringar, effektivisera en åtgärd eller spara resurser? Det är viktigt att identifiera de bästa alternativen för att kunna välja rätt affärsmodell, teknik och genomförandeplan för att stödja både dina behov av omvandling av affärsprocesser och din företagsstrategi.
Exempel: General Data Protection Regulation (GDPR) påverkar hela datacirkeln, inklusive insamling, användning och lagring av data. För att uppnå överensstämmelse, som trädde i kraft i maj 2018, behövde alla uppgifter som involverade databehandling ses över, inklusive skapandet av ett behandlingsregister, utnämningen av en dataskyddsombud, automatiseringen av regler etc.: en allestädes närvarande ny ordning som måste integreras i varje affärsprocess som använde personuppgifter.
Ett företags drivkraft i dag är rörelse, och det råder ingen tvekan om att denna omvandling är permanent. Vare sig det handlar om att reagera på nya utmaningar på marknaderna och i konkurrensen, ta till sig nya ledningsmetoder, utveckla nya kulturella normer eller utnyttja den nya tekniken – både datortekniken och den digitala tekniken – är målet att stärka företagets konkurrenskraft på marknaden.
Oavsett vad som är målet eller karaktären på företagets omvandling är målet alltid att stärka företagets konkurrenskraft för att säkerställa dess överlevnad. Eftersom framgången är nära kopplad till de berörda medarbetarnas engagemang, delaktighet och egenmakt är det absolut nödvändigt att de sätts i centrum för omvandlingsprojektet. De anställda måste därför få personligt stöd och vägledning, oavsett om omvandlingen påverkar organisationen, ledningen, företagskulturen, informationstekniken eller affärsprocesserna. Men precis som det är omöjligt att ge varje anställd en personlig coach är det lika omöjligt att industrialisera och personalisera processen utan de nödvändiga verktygen för att uppnå de önskade resultaten!
InsideBoard är den första digitala plattformen för förändringshantering som ägnas åt medarbetarengagemang i företagens omvandlingsprojekt. Verktyget kan anpassas för att passa alla typer av företagsomvandlingsprojekt och underlättar införandet av nya metoder genom att ge alla anställda stöd och vägledning via en rolig, personlig och helt integrerad upplevelse.